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Branchen Lösungen
Kommunikation im Team
in Zeiten von Digitalen Tools
Die Kommunikation spielt eine große Rolle in unserem Leben, ebenso in Unternehmen.
Im digitalen Zeitalter hat sich die Art und Weise, wie wir kommunizieren, erheblich verändert.
Die Technologie hat die Kommunikation schneller, einfacher und bequemer gemacht, aber es gibt auch Herausforderungen und Probleme, die im Zusammenhang mit der digitalen Kommunikation auftreten können.

Zu den Vorteilen der digitalen Kommunikation gehören:
  • Schnelligkeit und Bequemlichkeit: Dank E-Mails, Instant Messaging und sozialen Medien können wir schnell und einfach mit anderen kommunizieren, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
  • Reichweite: Digitale Kommunikation ermöglicht es uns, mit Menschen auf der ganzen Welt zu kommunizieren und Informationen in Echtzeit zu teilen.
  • Multimodalität: Digitale Kommunikation bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Text, Bilder, Audio und Video, um Informationen und Emotionen zu vermitteln.

Es gibt jedoch auch Nachteile und Herausforderungen im Zusammenhang mit digitaler Kommunikation, wie z.B.:
  • Missverständnisse: Digitale Kommunikation kann oft missverstanden werden, da es schwierig ist, Tonfall und Körpersprache zu interpretieren, die normalerweise in der persönlichen Kommunikation vorhanden sind.
  • Überlastung: Durch die ständige Verfügbarkeit von digitaler Kommunikation können wir uns schnell überfordert fühlen und Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen.
  • Sicherheitsrisiken: Die Verwendung von digitaler Kommunikation birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen, Identitätsdiebstahl und anderen Sicherheitsbedrohungen.

Insgesamt bietet die digitale Kommunikation eine Vielzahl von Vorteilen, aber es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass sie auch Nachteile hat und die Art und Weise, wie wir kommunizieren, beeinflusst. Trotzdem sollten wir uns bewusst werden, wie wir digitale Technologien nutzen und wie wir die Vorteile nutzen können, ohne uns den Nachteilen auszusetzen.

Man kann nicht nicht Kommunizieren
Der Wandel im digitalen Zeitalter
Kommunikation im Unternehmen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Eine effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Führungskräften kann dazu beitragen, dass Aufgaben effizienter erledigt werden, Probleme schneller gelöst werden und ein besseres Arbeitsumfeld entsteht.

Es gibt verschiedene Arten der Kommunikation im Unternehmen, wie zum Beispiel:
  1. Mündliche Kommunikation: Die mündliche Kommunikation findet oft in Meetings, Besprechungen oder persönlichen Gesprächen statt.
  2. Schriftliche Kommunikation: Schriftliche Kommunikation kann E-Mails, Briefe, Berichte oder Memos umfassen.
  3. Elektronische Kommunikation: Elektronische Kommunikation kann über Chat-Programme, Video-Konferenzen oder andere digitale Plattformen stattfinden.
  4. Informelle Kommunikation: Informelle Kommunikation findet oft zwischen Mitarbeitern während der Arbeit statt und kann dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen und Informationen auszutauschen.

Es ist wichtig, dass die Kommunikation im Unternehmen klar, präzise und transparent ist. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und Konflikte zu lösen. Ein offener und ehrlicher Dialog zwischen allen Beteiligten kann auch dazu beitragen, das Vertrauen innerhalb des Unternehmens zu stärken und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen.

Um eine effektive Kommunikation im Unternehmen zu fördern, können Führungskräfte Schulungen anbieten, die Mitarbeiter ermutigen, Feedback zu geben, und klare Richtlinien für die Kommunikation im Unternehmen festlegen. Außerdem sollten alle Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen und Technologien haben, um effektiv miteinander zu kommunizieren.

Wir brauchen nicht mehr, sondern bessere digitale Kommunikation

Wenn Unternehmen die Spielregeln und Fallstricke digitaler Kommunikation beherrschen, läuft der Flurfunk wie geschmiert.
Großen Unternehmen bleibt aufgrund ihrer Größe und verteilten Standorten meist gar nichts anderes übrig, als moderne Teamwork-Lösungen zu nutzen.
In kleinen und mittelständischen Unternehmen, die noch auf Telefon, E-Mail & Co. setzen, ist aber noch viel Luft nach oben. Gerade sie können den Vorteil einer agilen Kultur mit kurzen und schnellen Entscheidungswegen verbinden. Mit den richtigen Tools erreichen sie eine neue Evolutionsstufe der Zusammenarbeit – inklusive reibungsloser Kommunikation, mehr Produktivität und weniger Frust bei jedem Teammitglied.
"Es ist wichtig für ein Team, sich nicht nur auf einen Spieler zu verlassen.”

Luis Suarez
Welche Risiken verbergen sich hinter täglichen Problemen?
Fall Beispiel 1: Explizite vs. implizite Kommunikation

Petra weiß, was Sie will. Ihre Vorstellungen äußert sie klar und explizit, so dass Mitarbeiter sie sofort verstehen. Im persönlichen Gespräch eckt sie durch ihre direkte Art oft an.
Tim hingegen scheint häufig nicht zu wissen, was er will. Seine Kollegen müssen zwischen den Zeilen lesen, um ihn zu verstehen. Seine implizite Ausdrucksweise und schwammig formulierten E-Mails haben schon so manchen zur Weißglut getrieben. Im persönlichen Gespräch kommt er empathisch und zurückhaltend rüber.

Das Problem: Werden explizite oder implizite Botschaften mit dem falschen Medium vom Sender zum Empfänger übertragen, ist Fehlkommunikation vorprogrammiert.
Denn: Verbale Kanäle wie das Telefon, die eigene Stimme im Meeting oder via Videokonferenz eignen sich besser für implizite Botschaften. Zwischentöne werden mittransportiert – vorausgesetzt, die Technik lässt das zu. Wenn während einer Videokonferenz das verschmitzte Grinsen zu einer ironischen Bemerkung der schlechten Bildqualität zum Opfer fällt, kann so eine Bemerkung auch falsch verstanden werden.

Bei schriftlichen Kanälen wie E-Mail, Chat oder Instant-Messaging sind explizite Botschaften von Vorteil. Da die Interpretation alleine dem Empfänger überlassen wird, führen Zwischentöne hier oft zu Missverständnissen. Dabei ist es egal, ob der Adressat gerade am Platz ist – seine elektronischen Nachrichten kann er auch später noch lesen.
Sind die einzelnen Teammitglieder sich dieser Mechanismen bewusst, ist eine wesentliche Ursache für Fehlkommunikation schon aus dem Weg geräumt.

Fall Beispiel 2: Die Carbon Copy-Arbeitsanweisung
Peter erhält eine als dringlich markierte E-Mail. Der wichtigste Kunde hat einen Eilauftrag und soll sofort bedient werden. Peter macht sich an die Arbeit, bemerkt aber nicht, dass sein Vorgesetzter einen weiteren Kollegen auf CC gesetzt hat. Stolz zeigt er seinem Chef das Ergebnis. Der reagiert erbost, da der Kollege die gleiche Arbeit schon vor fünf Minuten präsentiert hat.
Tatsächlich lassen viele Empfänger bei ad hoc-Anweisungen per Mail alles stehen und liegen, um sich hektisch der geforderten Aufgabe zu widmen. Doppelt gemoppelt hält aber nicht immer besser – und Unternehmen vernichten unnötig Produktivität. Eine vorherige Absprache hätte Klarheit geschaffen – im besten Fall über eine zentrale Plattform für digitale Zusammenarbeit, die alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand hält.

Fall Beispiel 3: E-Mail und Chat als Produktivitätskiller

Eine weitere Konsequenz der täglichen E-Mail-Flut: Das gleichzeitige Verschicken an viele CC- und BCC-Empfänger erzeugt Verwirrung, Druck und lästige Unterbrechungen. Im Schnitt checkt jeder deutsche Arbeitnehmer mehr als 30mal in der Stunde sein Postfach. Und bis der Fokus wieder auf der eigentlichen Arbeit liegt, vergehen mitunter Sekunden oder sogar Minuten.
Das gleiche gilt für Chat- und Instant-Messaging-Tools. Unternehmen und ihre Mitarbeiter ersticken förmlich an der Menge der gesendeten Informationen.
Andererseits gibt es auch das Extrem, dass überhaupt keine oder nur wenige Informationen die richtigen Empfänger erreichen.
Eine Lösung sind klar definierte Teams mit eigenen Kommunikationskanälen, in denen Mitglieder nur die für das aktuelle Projekt relevanten Informationen austauschen. So bleiben sie vom digitalen Grundrauschen verschont. Wenn sich diese Kanäle flexibel erstellen und wieder löschen lassen, steht einer agilen und fokussierten Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.


Fall Beispiel 4: Infos und Daten nicht zentral verfügbar

Digitale Kommunikation via E-Mail & Co. hat den Vorteil, dass Informationen, Dokumente und Anhänge gespeichert und bei Bedarf für alle Teammitglieder verfügbar sind.
Was in der Theorie noch funktioniert, sieht in der Realität meist anders aus: Kollege A hat vergessen, das entscheidende Dokument anzuhängen. Im kreativen Postfach-Chaos von Kollege B ist es nicht mehr auffindbar. Und Kollege C weiß partout nicht, um welche E-Mail es gerade geht.
Hinzu kommt die verlorene Zeit.
Tipp: Ein Tool für das zentrale Informations- und Datenmanagement sowie Dokumenten-Sharing schafft Abhilfe. Damit stehen jedem Teammitglied immer die gleichen und aktuellen Informationen zur Verfügung – unabhängig von Zeit und Ort.

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