Was ist Selbstorganisation für dich? Eine Notwendigkeit oder eine eher unangenehme Verpflichtung? Dich selbst zu organisieren ist die wichtigste Voraussetzung, damit du effizient arbeiten und deine Projekte erfolgreich abschließen kannst.

1. So wird Selbstorganisation zur Gewohnheit
Selbstorganisation wird zur Gewohnheit, wenn du jeden Morgen nach dem Aufstehen deinen Tagesablauf organisierst. Routine gibt unserem Leben Struktur und Sicherheit. Negative Angewohnheiten können dich jedoch daran hindern, aktiv zu werden. Oftmals ist es notwendig, Gewohnheiten zu ändern und neue Routinen zu entwickeln.
Die Integration positiver Veränderungen in den Alltag benötigt zwar etwas Zeit, allerdings beginnt jede Änderung im Leben mit dem ersten Schritt. Benenne deine Vorhaben konkret und gestalte einen realistischen Zeitplan. Überfordere dich nicht, sondern setze dir realistische Ziele und halte deine Zeitpläne ein.

2. Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip
Tagtäglich gilt es, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Dabei sind jedoch nicht alle gleich wichtig. Durch Priorisierung sorgst du dafür, dass Wichtiges sofort erledigt und eher unwichtige Dinge delegiert oder eliminiert werden. Das Eisenhower-Prinzip, das vom 34. US-Präsidenten Dwight David „Ike" Eisenhower entwickelt wurde, zählt zu den häufig im Zeitmanagement verwendeten Methoden.
Bei diesem Verfahren geht es darum, zunächst jede Aufgabe auf Kriterien wie Wichtigkeit und Dringlichkeit zu überprüfen und diese entsprechend zu kategorisieren. Nach dem Eisenhower-Prinzip kann eine Aufgabe wichtig oder nicht wichtig sowie dringend oder nicht dringend sein. Berücksichtigt man die Fragestellung, ergeben sich daraus vier Kombinationsmöglichkeiten, die in eine Matrix mit vier Quadranten eingeordnet werden können.
In der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben in den Quadranten I, II, III und IV auch als A-, B-, C- und D-Aufgaben bezeichnet. Wichtig und dringend sind die A-Aufgaben, die sofort und selbst erledigt werden sollten. Arbeiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, werden als B-Aufgaben klassifiziert und können bei Bedarf auf einen späteren Termin verschoben (terminiert) werden. Dann musst du sie jedoch selbst erledigt, während du die nicht so wichtigen, aber dringenden C-Aufgaben auch an kompetente Mitarbeiter*innen delegierst.
Als D-Aufgaben gelten jene, die weder wichtig noch sehr dringend sind. Bei Zeitmangel muss die Bearbeitung dieser Aufgaben nicht sofort erfolgen. Außerdem können das auch andere übernehmen. Die Eisenhower-Methode hilft dabei, Zeitfresser zu identifizieren und sich besser zu organisieren.

3. Das Pareto-Prinzip – welche Aufgaben bringen dich wirklich weiter?
Das Pareto-Prinzip bezieht sich auf die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis. Vilfredo Pareto, Wohlfahrtökonom aus Italien, der die nach ihm benannte Methode entwickelte, kam zur Erkenntnis, dass 80 Prozent der Wirkung durch 20 Prozent der beteiligten Faktoren erreicht werden können. Auf die Selbstorganisation bezogen bedeutet dies, dass eine gute Organisation zu etwa 20 Prozent aus Aufwand besteht, während rund 80 Prozent für das Ergebnis verantwortlich sind (80/20 Regel).
Anders ausgedrückt: Zuerst investierst du ein wenig Zeit, um deine Selbstorganisation zu entwickeln und danach profitierst du von den positiven Effekten deines effizienten Selbstmanagements. Der Fokus im Pareto-Prinzip besteht darin, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch steigerst du deine Produktivität und Effizienz.

4. Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz
In deinem Büro stapeln sich Aktenberge? Deine E-Mails checkst du höchstens 1-mal täglich? Organisiere dich selbst und schaffe ein strukturiertes Umfeld. So erledigst du deine Aufgaben gemäß ihrer Wichtigkeit und übersiehst nichts. Räume zuerst deinen Schreibtisch und anschließend die Schubladen auf.
Scanne Dokumente ein. Dadurch sparst du Zeit beim Ablegen und vermeidest unnötige Papierberge. Kontrolliere deine E-Mails zu festgelegten Zeiten und befreie deinen Account von digitalen Dokumenten und Nachrichten, die du nicht mehr benötigst.

5. Erstelle einen Zeitplan
Ein Zeitplan oder Tagesplan hilft dabei, den Überblick zu behalten. Schreibe auf, was heute zu erledigen ist und lege für jede Aufgabe einen Zeitrahmen fest. In deinem Zeitplan sollten alle Aktivitäten, Aufgaben, Vorgänge und Termine mit den jeweiligen Start- und Endzeitpunkten drinstehen. Durch die bewusste Einteilung deiner Zeit vermeidest du Stress und schaffst dir Freiräume für zusätzliche Aufgaben oder mehr Freizeit.