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Branchen Lösungen
Führen Sie erfolgreiche Meetings?
Tipps für effiziente Sitzungen, effiziente Besprechungen und effiziente Meetings
Endlose, ineffiziente Meetings, Besprechungen und Sitzungen:
Immer wieder begegnen wir bei B-Fine Consulting, auf Teams,
die sich über fruchtlose, langwierige und wenig effiziente Meetings beklagen.

Oft werden wir gefragt, was man tun kann, um die allgemeine Meeting-Kultur oder auch Teamsitzungen zu verbessern.

Deshalb möchten wir Euch ein paar Tipps mit an die Hand geben, damit Ihr Euren Alltag verbessern könnt.

1.Agenda vorher abstimmen
Was kommt dieses Mal auf die Tagesordnung, was nicht? Diese simple Frage ist ein enorm wichtiger Planungsschritt. Wenn sie dies vorher klären und Themen auch mal ohne Hemmungen nach Priorität auf die nächste Sitzung „schieben“, durchlaufen die Teilnehmer schnell wichtige Lernschritte:
  • Wir haben nur wenig Zeit, also beschränken wir uns auf Wesentliches.
  • Ich überlege vorab zweimal, ob mein Thema wirklich wichtig ist – denn alles, was nicht wirklich wichtig ist, wird sowieso „geschoben“.
Unser Tipp: legen Sie vorab klar fest, wer die Tagesordnung koordiniert. Stellen Sie sicher, dass derjenige
  • den nötigen Überblick
  • die „Erlaubnis“ der Gruppe
  • und die notwendige Autorität
hat, Themen je nach Priorität auf ein nächstes Meeting „zu schieben“.

2.Klare Themen-Klassifizierung
Was auf der Tagesordnung wird in welchem Umfang mit welchem Ziel besprochen?
Das geht längst nicht aus allen Agendas klar hervor. Hier hat sich das “I-E-D -Prinzip” sehr bewährt. Klassifizieren Sie die Besprechungs-Themen in
  • I (Information)
  • E (Entscheidung)
  • D (Debatte)
Damit wird auf einen Blick klar welche Themen in welchem Umfang und mit welcher Zielstellung behandelt werden.
Das ist wichtig für ein klares “Time-Boxing” (also die Planung, wieviel Zeit für die einzelnen Agenda-Punkte zur Verfügung steht) und die Teilnehmenden wissen damit auch, mit welcher Intention die Tagesordnungspunkte besprochen werden.
Das gibt allen Orientierung – und hilft auch der Moderation.

3.Zeit begrenzen
Ein altes Sprichwort sagt: „Die Dinge brauchen immer so lange, wie Zeit für sie vorhanden ist“. Das hießt wird viel Zeit eingeplant, wird auch diese Zeit in Anspruch genommen. Wird die Zeit jedoch knapp kalkuliert, dann fassen sich die Teilnehmer kurz. Bedeutet:
Die Verknappung der Ressource Zeit diszipliniert Vielschwätzer und sorgt für zügiges Abarbeiten der Tagesordnungspunkte. Wagen Sie einen radikalen Schnitt: Die erfolgreichsten Sitzungen sind oft die, für die nur 30 Minuten zur Verfügung standen!
Langzeit-Effekt: Wenn Ihnen kurze Sitzungen mit der Zeit besser gelingen, werden Teilnehmer Vertrauen fassen in die neue Zeit-Disziplin und engere Anschlusstermine planen. Spätestens dann ziehen alle mit und haben eine Interesse daran, schnell fertig zu werden. So kreieren Sie einen sich selbst verstärkenden Effekt!

4.Die Arbeitszeit wird zerstückelt
Je häufiger Meetings am Tag stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Wie sollen Sie sich wirklich einer Aufgabe widmen, wenn Sie zwischen zwei nervigen Meetings, in denen kaum etwas Neues besprochen wird, nur eine oder knapp zwei Stunden Zeit haben? Der oft beschworene Flow – er findet nicht mehr statt.

5.Meeting pünktlich beginnen
Die Probleme beim Meeting fangen oftmals schon an, bevor die eigentliche Besprechung gestartet wurde. Ein Teilnehmer kommt eigentlich immer zu spät – trotzdem sollten Sie pünktlich loslegen. Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, drei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

  • Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
  • Suchen Sie sich Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentieren Sie deren Verspätung.
  • Warten Sie nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim nächsten Mal werden sie pünktlich sein.

6.Es wird nur das besprochen, was wirklich ALLE angeht.
Viel zu oft werden Dinge besprochen, die nicht wirklich alle Teilnehmenden etwas angehen. Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind.
Unser Tipp: Sind einige der Tagesordnungspunkte nicht für alle Eingeladenen relevant, wird das Meeting zweigeteilt. Im ersten Teil werden die Themen besprochen, die für alle wichtig sind. Im zweiten Teil bleiben nur diejenigen im Raum, die wirklich dabei sein müssen.
Sie werden sehen: Das trägt enorm zur Effizienz und Zufriedenheit aller bei.

7.Tagesordnungspunkt “Sonstiges” ersatzlos streichen
„Sonstiges“ ist per Definition eine Wundertüte für Ungeplantes. Diesen TOP sollten Sie ersatzlos streichen, damit nicht durch die „Hintertür“ die stringente Planung und zeitliche Disziplin von Einzelnen zu Nichte gemacht wird.

8.“Stehung” statt “Sitzung”
Schon die Karthäuser-Mönche wussten: Im Gehen denkt’s sich besser – und oft auch schneller! Es mag ungewöhnlich klingen, aber:
  • Die Sitzungszeit wird sich dramatisch verkürzen, wenn Sie die bei Besprechungen im Stehen abhalten – also „Stehung“ statt Sitzung! Oft gibt es Bürocontainer oder Regale mit praktischer Höhe, so dass man sich gut abstützen und Notizen machen kann. Wählen Sie den Sitzungsort nach der passenden Möblierung aus. Das funktioniert – wirklich!
  • Ein weiterer willkommener Effekt, der oft zu beobachten ist: Diskussionen verlaufen im Stehen oft dynamischer und die Teilnehmer einer „Stehung „diskutieren engagierter.
  • Stehen macht wach! Dieser „Aufweck-Effekt“ wirkt über die eigentliche Sitzungszeit hinaus. Stehungen machen Unternehmen also insgesamt produktiver!

9.Straffe Moderation
Nebensächliches wird zu lange diskutiert, Ihre Leute neigen dazu vom Thema abzuschweifen? Hier hilft eine gute Moderation.
Die Aufgaben des Moderators/der Moderatorin:
  • Tagesordnung abarbeiten
  • Beschlüsse dokumentieren
  • Zeitmanagement im Auge behalten
  • Dafür sorgen, dass alle wesentlichen Beiträge gehört werden
  • Auf Einhaltung der Sitzungsregeln achten
Unser Tipp: Es macht sich mit der Zeit bezahlt, zwei oder drei Teammitgliedern zu einer Moderations-Fortbildung zu schicken. Das zahlt sich nicht nur in Sitzungen, sondern oft auch in anderen Feldern, z.B. Meetings zur Projektplanung aus.

10.Notwendigkeit des Meetings von Zeit zu Zeit überprüfen
Nicht selten kommt es vor, dass regelmäßige Terminserien vor längerer Zeit „aus gutem Grund“ einberufen wurden.
Aber das Business geht weiter: Inzwischen mag der ursprüngliche Grund gar nicht mehr existieren. Überprüfen Sie also von Zeit zu Zeit, ob regelmäßig stattfindende Sitzungen wirklich noch zielführend sind oder von den Teilnehmern eher als „lästige Pflichtübung“ empfunden werden.
Wenn das so ist: Probieren Sie mal eine Zeit lang aus, ob es auch ohne geht.
Wenn ja: Machen Sie Platz für wirklich Wichtiges in Ihren Kalendern.
Und falls sich die Sitzung im Nachhinein als unverzichtbar herausstellt, werden Sie und Ihr Team das bald merken. Dann war es auch kein Fehler, wenn Sie das am Ende doch noch gemeinsam herausgefunden haben.
Sie sollten Meetings abbrechen, wenn..
…es keine Agenda gibt.
Wenn Sie sowieso nicht wissen, warum Sie zusammen kommen, hat sich die Sache gleich erledigt. Klare Meeting Regel: Wenn keiner weiß, worum es geht, können sich auch alle wieder ihren normalen Aufgaben widmen.

…alle zu spät kommen.
Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz.
Sie sagt Ihnen aus: Anderes ist mir wichtiger. Oder: Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann. So wird die Bummelei gar noch zur Macht- und Dominanzstrategie. Das ist Frechheit. Beweisen Sie das Gegenteil!

…keiner vorbereitet ist.
Leider meinen manche, der tiefere Sinn einer Agenda besteht darin, Punkte zu haben, an denen man sich abarbeiten kann, während man sich parallel an einem Dialog aus Gratiskaffee und Knusperspaß vom Typ „Selection“ erfreut. Falsch! Der Sinn besteht darin, dass man sich vorher ein paar wertvolle Gedanken dazu machen kann, um schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen.

…nichts herauskommt.
Manchmal haben sich alle vorbereitet – und trotzdem zündet der Funke nicht. Qualität kommt von quälen, deshalb sollten Sie hier ruhig auch ein paar Schweigeminuten aushalten. Aber wenn auch nach einer halben Stunde partout nichts passieren will, vertagen Sie das Meeting lieber, bis die Geister und Gemüter der Anwesenden frischer sind.

Meeting Knigge: Dieses Verhalten geht gar nicht

Im Meeting zeigen sich die Teilnehmer nicht immer von der besten Seite.
Einige dieser Peinlichkeiten und Pannen gehen im Meeting überhaupt nicht – kommen aber leider trotzdem vor:
  • Mit dem Sitznachbarn tuscheln
    Es ist Montagmorgen und eigentlich würden Sie Ihrer Arbeitskollegin viel lieber vom Wochenende erzählen, als im Meeting zu sitzen. Doch sich flüsternd zu unterhalten und eventuell unterdrückt zu lachen oder zu kichern, ist rücksichtslos gegenüber den anderen. Und das gilt selbst für die Minuten, bevor das Meeting losgeht. Denn mit diesem Verhalten schließen Sie Ihre Kollegen aus.
    Diese mögen sich dann fragen: Reden die beiden über mich? Das sorgt für schlechte Stimmung
  • Anrufe annehmen
    Zwischendurch E-Mails checken und beantworten. Das stört doch keinen. Das stimmt zwar, doch Sie sagen damit auch implizit, dass Ihnen andere Termine und Aufgaben wichtiger sind. Sie zeigen den Anwesenden damit auch Ihr Desinteresse am Thema. Sollten Sie auf eine wichtige Benachrichtigung warten, kommunizieren Sie das an Ihre Kollegen. Keiner wird es Ihnen übel nehmen, wenn Sie kurz vor die Tür gehen, um mit einem wichtigen Kunden zu telefonieren, weil dieser ein Problem hat.
    Doch teilen Sie das zu Beginn mit, damit alle Bescheid wissen.
  • Einen Kollegen bloß stellen
    Ein Meeting ist dazu da, um Vorschläge und Ideen kritisch zu diskutieren. Doch sollten Sie das nicht als Gelegenheit sehen, einem Kollegen eins reinzuwürgen. Sie sollten nie ausfallend und persönlich werden. Denn das fällt auch anderen Kollegen und dem Chef auf. Sie schädigen damit nicht nur Ihre Beziehung zum bloßgestellten Kollegen, sondern lassen auch Zweifel an Ihrer Teamfähigkeit aufkeimen. Eine solche Aktion kann auch böse nach hinten losgehen, wenn sich beispielsweise alle anderen Kollegen auf die Seite des Bloßgestellten schlagen.
  • Den anderen ins Wort fallen
    „Da bin ich völlig anderer Meinung“ – mit diesen Worten unterbrechen Sie Ihren Kollegen mitten im Satz. Auch, wenn Sie die Ansichten des Kollegen nicht teilen, ist es respektlos, ihn auf diese Art und Weise zu unterbrechen. Damit fördern Sie nur eine rücksichtslose Diskussionskultur. Im Handumdrehen lässt niemand mehr den anderen ausreden. Das sorgt für Frust und eine hitzige Stimmung.
  • Sich mit Häppchen vollstopfen
    Gibt es bei dem Meeting Häppchen, Kaffee und Kuchen, ist das nicht als Einladung zur Mittagspause zu verstehen. Stellen Sie das Essen nicht in den Vordergrund, indem Sie sich den Teller vollpacken oder lautstark kauen. Auch vom Platz aufzustehen, um sich am Essen zu bedienen, ist ein No-Go.
  • Frühzeitig das Feld räumen
    Nur wenn Sie einen wichtigen Anschlusstermin haben, können Sie das Meeting frühzeitig verlassen. Doch auch dann sollten Sie Ihren Abgang vorher ankündigen und nicht wortlos den Raum verlassen. Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Zeit eingehalten wird. Es ist seine Aufgabe das Meeting zu beenden und die Diskussion zu vertagen, falls noch nicht alle Punkte geklärt wurden.
Fange an Dich und Dein Business effizienter und somit stressfreier zu gestalten.

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